Thực hiện Quyết định 850/QĐ-UBND, ngày 20/12/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai về việc phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế “một cửa hiện đại” tại Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku. Theo đó, ngày 19/7/2012, UBND thành phố đã khai trương và chính thức đưa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa hiện đại đi vào hoạt động. Sau một năm triển khai thực hiện đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận:
Các hồ sơ công việc của tổ chức và công dân đều được các cơ quan, đơn vị có liên quan tập trung xem xét, giải quyết kịp thời, chính xác, đúng quy định của pháp luật và trả lại cho tổ chức, công dân cơ bản đúng hẹn. Thông qua việc áp dụng thực hiện cơ chế “một cửa hiện đại” đã giúp quá trình giải quyết công việc cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả hơn. Thủ tục hành chính và thời gian giải quyết công việc đã được cải thiện đáng kể.
Việc ứng dụng các trang thiết bị tự động (như máy sắp xếp số thứ tự, hệ thống tra cứu thủ tục bằng màn hình cảm ứng, máy quét mã vạch tra cứu trạng thái hồ sơ...) đã giúp cán bộ công chức nhập dữ liệu, lưu hồ sơ một cách khoa học, rõ ràng và nâng cao tính minh bạch, công khai trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức. Người dân thuận lợi trong việc tra cứu hồ sơ, theo dõi được tình hình giải quyết hồ sơ của mình. Tinh thần trách nhiệm, tác phong làm việc của cán bộ, công chức bộ phận một cửa hiện đại khoa học hơn, thái độ phục vụ nhân dân tốt hơn nữa.
Hiện nay, tại bộ phận một cửa hiện đại của thành phố hiện đang triển khai thực hiện giải quyết 40 thủ tục hành chính trong 07 lĩnh vực: Đất đai, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất và tài nguyên – môi trường; hộ tịch và chứng thực; xây dựng nhà ở, quản lý đô thị; đăng ký kinh doanh; giấy chứng minh nhân dân; giải quyết thủ tục về nghĩa vụ tài chính đối với các hồ sơ liên quan đến đất đai và nhà ở; thu các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định.
Các thủ tục hành chính thuộc 07 lĩnh vực trên được niêm yết công khai tại bộ phận một cửa hiện đại, các thủ tục hành chính gắn trên bảng được chia thành tập theo từng lĩnh vực cụ thể, các nội dung của từng thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực được in trên một mặt trang giấy A4 kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai, niêm yết tại vị trí thuận tiện, thích hợp cho tổ chức, người dân đến tham khảo, nghiên cứu.

Tại bộ phận một cửa hiện đại, có trang bị thùng thư đóng góp ý kiến để các tổ chức, cá nhân có thể gửi những phản ánh, kiến nghị về dịch vụ hành chính công mà thành phố phục vụ cho nhân dân. Bên cạnh đó, trên phiếu hẹn trả kết quả cho người dân, đều có công khai địa chỉ website thành phố, website bộ phận “một cửa hiện đại”, số điện thoại liên hệ để tiện cho tổ chức, cá nhân trong quá trình giao dịch, phản ánh kiến nghị, thắc mắc của mình về Ủy ban nhân dân thành phố. Tất cả những ý kiến, kiến nghị của tổ chức, cá nhân đều được chuyển đến Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố một cách chính xác, kịp thời để xem xét, giải quyết và trả lời cho công dân. Khi các hồ sơ đã được tiếp nhận sẽ được chuyển về các phòng ban chuyên môn giải quyết, xử lý và trả kết quả cho công dân theo đúng thời gian ghi trên phiếu hẹn. Mỗi bước quy trình xử lý hồ sơ tại mỗi phòng, ban đều được thể hiện trên phần mềm quản lý, vì vậy Lãnh đạo UBND thành phố và Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn đều theo dõi, quản lý được tình hình giải quyết cụ thể của từng hồ sơ.
Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả luôn có cán bộ ngồi tại bàn hướng dẫn để giúp người dân viết hồ sơ, hướng dẫn các thủ tục hồ sơ cho nhân dân trước khi nộp vào các quầy giao dịch để đảm bảo hồ sơ đúng, đủ thành phần, hạn chế thấp nhất việc phải trả lại cho dân phải viết lại hoặc bổ sung hồ sơ. Các thủ tục, hồ sơ nộp của người dân nộp tại bộ phận một cửa hiện đại đều thực hiện theo đúng bộ thủ tục hành chính áp dụng cho cấp huyện, không tự đặt thêm bất cứ thành phần hồ sơ, giấy tờ nào ngoài quy định.
Qua 1 năm triển khai thực hiện, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã tiếp nhận 59.503 hồ sơ thuộc 7 lĩnh vực, trong đó có 51.070 hồ sơ trả đúng hạn (chiếm 85,8%), 8.433 hồ sơ trễ hạn (chiếm 14,2%) (số liệu tính từ ngày 01/8/2012 đến hết ngày 31/7/2013).

Tuy nhiên, việc triển khai Đề án thực hiện cơ chế “một cửa hiện đại” tại Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku còn một số hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới đó là: Số lượng hồ sơ phải trả lại hoặc trả không đúng hẹn chiếm tỷ lệ nhỏ, chủ yếu là lĩnh vực đất đai do số lượng hồ sơ đất quá nhiều mà đội ngũ cán bộ còn mỏng, thời gian xác minh nguồn gốc đất tại các xã, phường còn kéo dài thời gian. Sự phối hợp thực hiện chưa đồng bộ, thống nhất giữa các cơ quan chuyên môn như Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Chi cục thuế, Phòng Tài nguyên – Môi trường. Một số cán bộ công chức chưa có tinh thần trách nhiệm cao trong thực hiện công việc nên xử lý hồ sơ chậm, làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trong thời gian tới, Ủy ban nhân dân thành phố sẽ tiếp tục bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng chuyên môn và thái độ giao tiếp, ứng xử cho đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại bộ phận một cửa hiện đại. Tăng cường chỉ đạo các phòng, ban có sự phối hợp làm việc đồng bộ, hiệu quả để hạn chế thấp nhất tình trạng hồ sơ trả trễ hẹn cho người dân. Đồng thời, kiểm điểm nghiêm túc những cá nhân, đơn vị làm chậm trễ hồ sơ và khuyến khích, khen thưởng kịp thời những cá nhân, đơn vị làm tốt để ngày càng đáp ứng được yêu cầu chính đáng của nhân dân, xây dựng nền hành chính ở địa phương trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả./.

Nguyễn Đình Tiến
Tỉnh ủy viên, Phó Bí thư Thành ủy, Chủ tịch UBND thành phố